La adopción generalizada de la inteligencia de negocio (también conocida como BI o Bussines Intelligence) en las organizaciones, permite el análisis de datos para la toma de decisiones y generación de conocimiento. La organización y presentación de información a partir de las fuentes de datos es una pieza clave para persuadir a los decisores. Esto concierne al reporting.
Concepto
El reporting organiza la información relevante de una organización para que sea accesible de forma rápida e intuitiva. Antes un defecto en una organización podía ser la carencia de información sobre la que basar decisiones. Actualmente disponemos de un exceso de información, cuya magnitud hace a veces difícil gestionarla. Un adecuado sistema de reporting permite disponer de información de diversas fuentes, fiable, actualizada y legible.
Lista de deseos
La toma de decisiones debe ser rápida: el tiempo es más importante que el dinero. Por ello que se define una lista de deseos sobre los informes proporcionados por el sistema de reporting:
- Puede extraer información de fuentes distintas
- Óptima visualización de la información
- Actualizable de forma automática
- Muestran información relevante no identificable a simple vista en las fuentes de datos
- Permiten un análisis:
- sencillo
- rápido
- personalizado
- interactivo.
Esta lista de deseos depende del editor de los informes pero las herramientas de reporting comerciales ya posibilitan en gran manera la consecución de estos objetivos.
BI de autoservicio
Tradicionalmente los distintos departamentos de una organización recurrían al departamento de IT para la elaboración de informes con una lista de requisitos. Actualmente, las herramientas de reporting asociadas al Bussiness Intelligence permiten la independencia del usuario. Éste, previa formación, puede manejar estas herramientas y generar informes de relativa complejidad de forma asequible. La mayor ventaja de esto es la personalización y el ahorro de tiempo. En proyectos complejos, sin embargo, esto es a menudo delegado en proveedores especializados. Se ha liberado a los departamentos de IT de la organización de información, para que se ocupen de tareas puramente técnicas.
ETL
El proceso de creación de un informe se basa en tres pasos: extracción, transformación y carga de datos en la herramienta de reporting. El proceso se conoce como ETL (Extraction, Transformation, Load).
Las herramientas de reporting permiten la extracción de datos de múltiples fuentes: hoja de cálculo, sitio web, base de datos, archivos de txt, csv, pdf, etc. Una vez extraídos los datos, éstos deben transformarse para su tratamiento. A continuación, se «cargan» para construir un modelo de datos.
Modelo de datos
Los datos cargados se organizan en tablas. Las tablas se relacionan entre sí siguiendo determinadas reglas. Al conjunto de tablas y sus relaciones se le llama «modelo de datos«. Un modelo de datos típico consiste en una tabla principal que se relaciona con una serie de tablas subsidiarias. La tabla principal refleja el proceso que se analiza en el informe, por ejemplo, ventas en un periodo determinado. Esta tabla de ventas puede tener columnas como: importe de la venta, vendedor, zona, etc. Las tablas subsidiarias tienen que ver con las columnas. Por ejemplo: una tabla de vendedores con informaciones sobre cada vendedor, una tabla de regiones con información geográfica de la zona de ventas, una tabla de productos, etc. Un modelo de datos en el que la tabla de ventas está en el centro y la de vendedores, regiones y productos se conectan a ella define lo que se conoce como modelo en estrella (en este caso de tres puntas). Existen modelos más complejos (constelaciones, copo de nieve), pero esto es otra historia.
Informes
A partir de este modelo de datos en estrella, las tablas subsidiarias filtran a la tabla principal, de manera que podemos analizar las ventas desde el punto de vista del producto, de los almacenes, de los clientes, etc. La herramienta de reporting permite definir diversos objetos (tablas, gráficos textos e imágenes) que muestran este análisis de forma visualmente eficiente, y que se distribuyen adecuadamente en las páginas de nuestro informe. Estos objetos son actualizables, es decir, que varían conforme lo hacen los datos que alimentan el informe. También son interactivos: el receptor del informe puede realizar acciones sobre los mismos para acceder a un mayor detalle que el ofrecido a primera vista.
Distribución
La accesibilidad es uno de los puntos en la lista de deseos. Tan importante es que un informe de BI pueda crearse mediante una herramienta accesible al usuario medio, es decir, amigable y con una curva de aprendizaje razonable, como que pueda distribuirse fácilmente. Dicho de otra forma, una vez generado el informe debe estar disponible para diversas áreas o miembros de la organización. Es lo que se ha llamado «democratización de los datos«. Esto, con los niveles de acceso correspondientes, también es una función de las herramientas de reporting de BI.
Herramientas de reporting
La consultora Gartner elabora anualmente un mapa de posicionamiento llamado «cuadrante mágico«. Aplicado a las herramientas de reporting para BI, destaca las siguientes:
- Microsoft Power BI
- Tableau
- Qlik
- SAP
- ThroughSpot
- Etc.
Actualmente sitúa como líderes a Microsoft Power BI y Tableau, considerando dos factores:
1 – Capacidad de ejecución
Ponderación de los criterios siguientes: competitividad del producto de BI ofertado, viabilidad del proveedor como empresa, éxito del proveedor en el mercado, cómo realiza las ventas y pricing, grado de fidelización de clientes y soporte a los mismos, así como grado en que el SW de BI comercializado está libre de errores.
2 – Completitud de visión
Hace una ponderación de los criterios siguientes: comprensión del mercado, estrategias de marketing y ventas, si el producto es de SW abierto o no, si está centrado en el consumidor, si contempla la tendencia de automatización del BI, si el producto está orientado a diversos sectores (versatilidad de aplicación), grado de innovación en sus productos y su penetración en el mercado a nivel mundial.
Conclusión
La decisión basada en datos es el mantra de las organizaciones actuales. estos datos son esenciales en todas la áreas de una organización. El reporting organiza la información creada a partir de los datos para que aporte conocimiento. Este conocimiento fundamentará las decisiones. Por ejemplo en marketing, al analizar la evolución de ventas de productos o líneas de producto. Distintas herramientas comerciales solo en los últimos años han adoptado el número de funcionalidades que permite análisis completos de datos de múltiples fuentes distintas, de forma actualizable, altamente personalizable, interactiva y sencilla.
